Tämä on Kotkan seudun musiikkioppilaitoksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 23.5.2018. Viimeinen päivitys 17.3.2022
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Kotkan seudun musiikkiopiston kannatusyhdistys ry
Osoite: Kirkkokatu 24, 48100 Kotka
Puhelin: 044 7470 202
Toimiston aukiolo arkipäivisin 8.00 – 12.00 & 13.00 – 16.00
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Sini Lavastre (rehtori)
Puhelin: 050 3592 755
Nimi: Suvi Heimola (talouspäällikkö)
Puhelin: 044 7470 202
Opistomme tietosuojavastaava:
Nimi: Riikka Pelo (apulaisrehtori)
Puhelin: 044 4914 902
Sähköpostit: etunimi.sukunimi@ksmo.fi
3. Rekisterin nimi
Rekisterin nimi: Kotkan seudun musiikkiopiston kannatusyhdistys ry:n jäsenrekisteri
Kannatusyhdistys ylläpitää Kotkan seudun musiikkiopistoa.
Yhdistyksen tarkoituksena on herättää ja vireillä pitää harrastusta säveltaiteeseen ja harjoittaa sen mukaista opetus- ja kasvatustyötä, sekä muutoin edistää musiikkielämän kehittämistä.
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta jäsenrekisterissä.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- Syntymäaika
- Ammatti
- Osoite
- Puhelin
- Sähköpostiosoite
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään jäsenanomuksen yhteydessä.
Yhteystietoja päivitetään sähköpostitse, puhelimitse, tapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa jäsen tietojaan luovuttaa.
7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Rekisteristä tulostetaan tarpeelliset yhteystietotulosteet yhteyden pitoa varten. Rekisteristä saatuja tietoja säilytetään huolellisesti ja henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Paperiset jäsenanomukset säilytetään Kotkan seudun musiikkiopiston toimistolla lukitussa tilassa.
8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Emme luovuta jäsenistä tietoa ulkopuolisille tahoille.
Ainoastaan hallituksen kokouspalkkioista tiedot toimitetaan palkanlaskenta menetelmien mukaan eri sidosryhmille lakisääteisin velvollisuuksin.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikaisuvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:5). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjän kohdan 2 mukaisesti ja sen on oltava kirjallinen ja
allekirjoitettu.
Tarkastuspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
Oikeus tietojen oikaisuun
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsitellyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä (ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdan 2 mukaisesti). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjältä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esim. siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemisesta tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelytoimia, joita reisiterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Oikeus peruuttaa annettu suostumus
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaisesti.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista).
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietojenkäsittelyä.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:N yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-aseuksessa säädetyssä ajassa
(pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
